home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Power Bytes: Money & Finance / PowerBytes Money and Finance CD-ROM 01 / PowerBytes Money and Finance CD-ROM 01.iso / Applications / CK (Checkbook) 2.0 / CKhelp < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1988-02-01  |  19.6 KB  |  209 lines  |  [TEXT/QED1]

  1.  
  2.  
  3.                     Introduction to  CK
  4. ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  5.  
  6.      CK is an easy-to-use program that accomplishes a common task: keeping a categorized account. A CK document contains the following information:
  7.  
  8. CATEGORIES:  These are the different classes into which income and outgo are separated. The maximum number of categories you can have is about 32,000 , but practically that number is limited by available memory. Unless you have only a 128K Mac, you should be able to use about 100-200 categories.
  9.  
  10.      Each category contains the following information:
  11.  
  12.          Name: Up to 16 characters.
  13.          Type: Either a credit or debit. For example, in a
  14.                checkbook account, deposits are credits and
  15.                checks are debits.
  16.    Auto-Payee: This is an optional feature. An auto-payee
  17.                is a text string of up to 90 characters. Say
  18.                in your checkbook account you had a debit
  19.                category named RENT. Since rent is always
  20.                payed to the same person, it's a pain to
  21.                have to type in the same name every time you
  22.                make a rent entry. An auto-payee let's you
  23.                specify some text to appear automatically
  24.                for entries of that category.
  25.   Auto-Amount: This is similar to an auto-payee, but it's a
  26.                dollar amount.
  27.       Auto-ON: This is a flag you can switch on and off.
  28.                When on, it means the categories auto-amount
  29.                will be entered for you when you select an
  30.                auto-payee.
  31.    Budget-Amt: This is the amount you budget for that
  32.                category for 1 month. This amount is used
  33.                in generating Budget Reports (see below).
  34.     Budget-ON: This is a flag determines if a category
  35.                appears on Budgets Reports.
  36.  
  37. ENTRIES:   Entries contain the actual amounts entered into a CK account. The maximum number for one account is about 32,000 , but again the practical maximum is limited by memory. A CK document containing 50 categories and 300 entries takes up about 56K - a little tight in a 128K Mac, but no problem for Fat Macs and beyond.
  38.  
  39.      Each entry contains the following information:
  40.  
  41.         Payee: Who (or what) the entry is to or from. This
  42.                can be filled in with a category's
  43.                auto-payee.
  44.  Check Number: An optional number for your convenience.This
  45.                could be the check numbers in your
  46.                checkbook, or anything you wish. The maximum
  47.                value is 9999.
  48.          Date: Every entry must have a date. It's format is
  49.                MM/DD/YY; or it is in the USA. The actual
  50.                order CK uses is specified by the INTL
  51.                resource in your System File.
  52.        Amount: Every entry must have an amount. The maximum
  53.                amount for a single entry is $999,999.99.
  54.          Memo: This is an optional text field for your own
  55.                use. Its maximum length is 45 characters.
  56.   Non-Taxable/
  57.    Deductible: This is a flag value you can toggle back and
  58.                forth. When on, for credit entries it means
  59.                that entry is marked "Non-taxable" income;
  60.                for debit entries, it means "Deductible"
  61.                expense. This flag is used when generating
  62.                Tax Reports (see below).
  63.  
  64.      In addition to this information, each entry possesses two attributes, "Posted" and "Locked". These are explained below.
  65.  
  66.  
  67.                          Using  CK
  68. ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  69.  
  70.      Every CK document opens in its own window. Anything that changes the document occurs in that window. CK windows are opened using the FILE menu commands (New) and (Open), to start new documents and open old ones, respectively. A single document can only be open in one window at a time. The (Save) command saves the document in the active window, (Save As) saves it under a new name of your choosing.
  71.  
  72.      A CK window offers 4 VIEWS of your document. The 4 views are (1) Make Entries, (2) Reconcile, (3) Review, and (4) Categories. The different views are selected by choosing the desired view from the COMMAND menu, or by clicking the cursor in one of the 4 icons at the left of the CK window.
  73.  
  74.      A CK window opened using the (New) command opens showing the Categories view; a window opened using (Open) opens showing the Entries view.
  75.  
  76.     MAKE ENTRIES
  77.     ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  78.      This is where you enter new credits and debits, or edit old ones, in a CK account. Type the appropriate information in each box. Pressing TAB moves the cursor down to the next field, Shift-TAB moves it up. Text can be cut, copied, and pasted in between fields, or from desk accesories. Each field accepts only certain characters, whether they are typed or pasted; for example, the "Amount" field only accepts numerals, periods, commas, dollar signs, and the calculation operators * + - and /.
  79.  
  80.     CK provides a few conveniences for data entry. By using the Defaults menu (see below), you can select which fields are cleared after you make an entry. When the cursor is in the CkNum field, pressing [SPACE] will enter the next sequential check number; pressing [-] sets the field to dashes, as you might want to do with entries that have no check number (like deposits).
  81.  
  82.     When the cursor is in the date field, pressing [SPACE] will enter today's date; pressing option-[SPACE] will enter the last date you used that DID NOT EQUAL today's date.
  83.  
  84.      The "Amount" field can contain a simple calculation. In this field type "0.75*4". Press ENTER to enter a new entry, then scroll back to see the entry you just made. The amount field will contain "$3.00". An Important Note: In a calculation, the first half of the expression will be read as a dollars value; eg, 75 becomes $75.00. The second half is read as a cents value; eg 3 becomes $0.03. Then, all calculations are done with CENTS amounts. So typing "75*4" gives an answer of $300.00 (7,500ó * 4ó), while typing "75*0.4" gives an answer of $3000.00 (7,500ó * 40ó).
  85.  
  86.     Each entry must be associated with a category. To select the category for an entry, highlight with the cursor its name in the scrolling list at the right of the window. Double clicking on a category name will put the category's auto-payee information into the appropriate fields. This is also accomplished by pressing the \ key.
  87.  
  88.      When the information is complete, press ENTER (or use the mouse to click the "Enter New" button). If the entry is OK, it will be added to the account, and the new balance information will be shown at the bottom of the window. If the entry is incomplete, highlights will appear that show what information is missing. If the information is incomplete, there will be a beep, and the missing information will be highlighted.
  89.  
  90.      Clicking in the Clear button clears all the input fields to blanks and automatically scrolls to the end of your entries, putting you in "Enter New" mode. It DOES NOT DELETE any entries or information.
  91.  
  92.      To edit an entry made previously, use the scroll bar to the left of the category list. This will scroll through all entries. You will also see the "Enter New" Button become inactive, and the "Edit Old" Button become active. When you get to the entry you wish to edit, change the information you want to, then click on "Edit Old". Balance information is updated to reflect the changes made by the edit. An entry must be un-locked to be edited.
  93.  
  94.      Entries can also be deleted. To delete an entry, scroll to it as it were to be edited; then select (Delete Entry) from the EDIT menu. A dialog appears to confirm the deletion; to abort, click Cancel. An entry must be un-locked to be deleted.
  95.  
  96.     RECONCILE
  97.     ╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  98.      This is where you reconcile the balance CK reports for your account and the actual balance reported, for example, by your bank. The Commands that can be used in this view come from the COMMAND menu, and they are (Post), (Un-Post), and (Toggle), and (Lock), (Un-Lock), and (Lock All Posted). These commands apply to entries selected in the reconcile list. The scroll bar scrolls the list; to select an entry, click the cursor on it. Clicking the mouse, holding the button and moving the mouse up or down also scrolls the list. To select a range of entries, select the first entry desired, scroll to the last and click on it while holding down the SHIFT key. The EDIT menu command (Select All) is active for this view. Entries selected show in inverse video.
  99.  
  100.      NOTE: entries which have their non-taxable/deductible flag set display a coin icon. This is for your information only, this flag cannot be changed in the Reconcile view.
  101.  
  102.      The commands (Post) and (Un-Post) add or remove entries from the total of those posted. Posted entries display a checkmark. (Toggle) reverses the state of entries; those that are posted become un-posted, and vice versa. Double clicking on a single entry will (Toggle) that entry.
  103.  
  104.      The Lock commands allow you to determine if entries can be modified. Like the Post commands, they operate on selected entries. An entry that has been locked cannot be edited or have its reconcile status changed. Locking is signified by the padlock icon. The command (Lock All Posted) is provided so that once you have successfully reconciled an account, you can easily preserve your work.
  105.  
  106.     REVIEW
  107.     ╤╤╤╤╤╤
  108.      This view is provided to give a quick summary of account data. For each category, it shows the number of entries, the number of entries posted, the total amount, the amount posted.
  109.  
  110.     CATEGORIES
  111.     ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  112.      The Categories view is where CK categories are created and edited. A category comprises three fields of data: the name, the auto-payee, and the auto-amount. To add a Category to an account, type the appropriate information in each field, select either "Credit" or "Debit" from the buttons to the right of the category name, then press ENTER or click the "Add New" button. The "Auto ON" check box beside the auto-amount determine if the auto-amount is to be used when an auto-payee is activated. For example, RENT is usually paid to the same person every month and in the same amount; for a RENT category, turn on the "Auto On" button. But for PHONE BILL, although the bill is paid to the same person each month, the amount if usually different;for a category of this sort, leave "Auto On" "Off".
  113.  
  114.      To edit a category, double-click on its name in the categories list. The "Add New" button becomes dim, and the "Change Old" button becomes active. The credit/debit classification of the category cannot be changed, but all other the information can be. When you have made the changes, click "Change Old".
  115.  
  116.      Categories can also be deleted. To delete a category, double-click on its name as if to edit it; then select (Delete Category) from the EDIT menu. A dialog appears to confirm the deletion; to abort, click Cancel. A category that has any entries in it CANNOT be deleted.
  117.  
  118.  
  119.                       Other CK Features
  120. ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  121.  
  122.      (Undo):  CK allows you to Undo certain actions. These are: Entering a New Entry, Creating a New Category, Editing an entry or category, and Deleting an entry or category. If Undo is active, its menu text is changed to (Undo[command]); if it's not possible for CK to Undo, the menu text reads (Can't Undo) and is dimmed. Selecting (Undo) changes the menu text to (Redo[command]). If you want to Undo, do it quick! Clicking on controls, activating windows, and many menu commands turn off (Undo).
  123.  
  124.      DEFAULTS menu:  This menu let's you change some of the ways CK works. The first 5 menu selections read "Clear" followed by the name of an entry field (payee, cknum, etc). If one of these is active (indicated by a checkmark) whenever you enter a new entry, that field will be cleared to blanks. For example, since most entries will have different payees, you'll probably want to clear the payee field after each entry, to save you the effort of deleting the old one before starting a new entry. However, since the dates of entries are often the same, or only changing by a day or so, you'll want to keep the date field so you don't have to re-enter the same date over and over. Selecting the "Clear" items toggles them between on and off.
  125.  
  126.      (Auto-Save):  This command allows you to set CK so that it saves the active window after a set number of new entries.
  127.  
  128.      (Confirm Deletes):  This let's you turn off the confirming dialog that appears when you delete a category or an entry. This is useful if you plan to do a lot of "cleaning up" on a file by deleting many entries or categories at once.
  129.  
  130.      (Save Defaults):  This command saves the defaults currently in force, so that they will appear next time you use CK. The saved defaults belong to the CK application, not to individual CK documents.
  131.  
  132.      (Sort):  This command is under the FILE menu. (Sort) sorts the entries or catgories of an account. Either can be sorted using up to three keys. For example, entries are rarely made in their correct date order; (Sort) can arrange them in correct date order. Also, if you have many categories, you may want to (Sort) categories so they are in alphabetical order, with credit categories before debits, or in order of # of entries in a category.
  133.  
  134.      (Clone):  This command is under the FILE menu. (Clone) creates a new CK document that has the same categories as the currently open document, but has no entries. This allows you to "start over" with the same account structure. For example, to start a new year (or quarter, or month, for that matter) for your checkbook, use (Clone) on your current checkbook.
  135.  
  136.      (Search): This command brings up a dialog that let's you search for entries. It works only for the (Make Entries) and (Reconcile) views. Entries can be searched for by text string, amount, date, or check number. In addition, you can restrict the search to entries that have been posted, those not posted, or to all entries. The "string" search option has some special features. First, it looks for a string of text in the payee, the memo, and finally, the category of each entry. By typing the name of a category (type it EXACTLY, including capitols!), you can search for the next entry in that category. Second, searching for a "null" string (nothing typed) always finds the next entry. Using this, and clicking either "Posted" or "Not Posted", you can search for the next posted or the next un-posted entry.
  137.  
  138.      (Report):  CK can create reports, which are summaries or listings of account data. Reports are saved as TEXT-type files. In addition to allowing you to find out much-needed answers (like, "How much did I spend on shareware in February 1988?"), you can also export CK data to other programs, like spreadsheets, databases, or tax-programs.
  139.  
  140.      Reports are of four kinds: Entries reports, Categories reports, Budget reports and Tax reports. Each report displays the following type of information:
  141.  
  142.      Entries Report:   Creates a listing of entries. Entries reports come in three sub-types: Unsorted, Sorted, or Running. Unsorted is a list of entries in their current order. Sorted groups entries by category. Running shows a calculated balance after each entry (like a check register).
  143.  
  144.      Categories Report:    Shows category totals. In addition, for each category the per cent of total credits or debits that category represents is shown; for debits categories, the per cent of total INCOME that category represents is shown as well. For example, for a debit category RENT, you see the total spent on RENT, what percent that amount is of all you spent, and also what percent that total is of WHAT YOU TOOK IN (total credits).
  145.  
  146.      Budgets Report:    Compares monthly totals for categories to the budget amt entered for that category. When generating a budgets report, you must specify a from date and to date. The report will begin with the month of the from date and and with the month of the to date. Even if you specify a day other than the first/last of the month, all the entries for the start/end months are used in calculating the report.
  147.  
  148.      Tax Report:    For each category, shows the total non-taxable/taxable, or, deductible/non-deductible.
  149.  
  150.      Please NOTE!!  Certain reports end with lines showing "Total Credits", "Total Debits", and "Total". These refer to the totals for that REPORT, not the totals for the entire account!!
  151.  
  152.      The report set-up let's you specify different forms of report; for example you can choose to report on the entire accound, or only a part; the part can be specified by starting and ending dates, check numbers, or entry numbers. (The entry number is the "absolute" number of an entry, its current position in the account. The first entry made in the account is entry number 1, the second is 2, etc. This number is shown for each entry in the Make Entries view.)
  153.  
  154.      You can restict the report to entries which are posted or unposted, and locked or unlocked.
  155.  
  156.      You can also choose to restrict a report to certain categories. To do this, click the "Some Categories" button, then highlight the categories of interest in the category list at the right. To select categories at different parts of the list, hold down the Command key as you click on each category.
  157.  
  158.      Reports appear in their own window that can be moved, resized, activated and de-activated. Only one report window at a time is allowed. Reports are saved as text files that can be opened and manipulated with any word processor.
  159.  
  160.      Reports can also be printed. Printing is done using standard Macintosh commands. Because of their width, 9 pt. are the best Fonts to use when printing Category reports.
  161.  
  162.      TAB DELIMITED: Checking this box in the report setup dialog creates a report of the following format:
  163.  
  164.         [Header] [Return] [Return] Data
  165.  
  166.      For Categories reports the header consists of the text string: 
  167.  
  168.     Category Name [TAB] # entries [TAB] total [TAB]
  169.     %of credits [TAB] % of debits [TAB] % debits/credits
  170.  
  171.      For entries reports the header consists of the text string:
  172.  
  173.     CheckNum [TAB] Date [TAB] Category Name [TAB]
  174.     Tax Info [TAB] Category # [TAB] Amount [TAB]
  175.     Payee [TAB] Memo
  176.  
  177.      Since the [Return] character is usually taken to be a record separator, [Return] characters are filtered from the Payee and Memo data and replaced with the string " ╔ " ([Space] [Ellipsis] [Space]).
  178.  
  179.      This option is provided for exporting CK data to spreadsheets or databases.
  180.  
  181.  
  182.               Differences between CK Releases
  183. ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  184.  
  185.      As of February 1988, the latest version of CK is 2.0r1. CK 1.53 was released in July 1987, and has so far been the "official" "OK" version. Other versions of CK currently at large include: 1.0, 1.5, 1.51, 1.52, 2.0b1, 2.0b2. CK was first released as version 1.0 in May 1987.
  186.  
  187. FILE COMPATIBILITY:     CK 2.0r1 can read files created by CK 1.53; but the files it saves cannot be read by 1.53. Unfortunately, files saved with 2.0b1 will not work properly with 2.0r1. If you have files created with 2.0b1 or b2 you want to use, please contact the author.
  188.  
  189.  
  190.             Acknowledgements╔
  191. ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  192.  
  193.      CK has really grown since May 87. The program you are using is a product of my original idea of an easy-to-use program that accomplished a common task, my slowly-growing understanding of the Macintosh, and perhaps most important, the comments of my 22 registered users:
  194.  
  195.      Ken S.     Richard  Cristoph    Steven
  196.      Anne       John     Sandy       Robert from The Company
  197.      Robert H.  Ken K.   Stuart      Mark
  198.      Allan      Eric     Gerald      Norman
  199.      Colin      Bill     Bruce       Gavin
  200.      John       Doug
  201.  
  202.      Thanks, gentlemen and lady.
  203.  
  204. ╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤╤
  205.      And that's all folks! Hope you like CK.
  206.  
  207.                   Fernando    CKhelp version 2.0
  208.  
  209.